A QUI S'ADRESSE CETTE FORMATION ?
PROFIL DU STAGIAIRE
● jeunes de moins de 36 ans
● personnes de plus de 36 ans ayant une reconnaissance RQTH ou un projet de création d’entreprise à l’issue du contrat d’alternance
● Personnes de plus de 36 ans si le niveau de diplôme actuel est inférieur au niveau du titre visé par la présente formation
PRÉREQUIS
● Être titulaire d’un baccalauréat ou titre de niveau équivalent
● Disposant d’une connexion internet et d’un ordinateur portable durant toute la période de formation
CONTENU (PROGRESSION PÉDAGOGIQUE)
Présentation du centre de formation
BLOC 1 : Assister la direction au quotidien et faciliter la prise de décisions
Organiser et coordonner les activités quotidiennes de l'équipe de direction
➢ Connaissance des formalités administratives liées aux déplacements
➢ Connaissance des organismes logistiques opérant à l'international
➢ Connaissance des postes d’un budget
➢ Connaissance des règles d’expression écrite et orale
➢ Utiliser les outils bureautiques et de communication de façon courante
➢ Utiliser les outils collaboratifs de planification : téléphone, agendas partagés, plannings, outils de communication à distance
➢ Analyser une situation pour en extraire les éléments clés et identifier l’information à rechercher et les actions à accomplir
➢ Créer une liste de tâches
➢ Planifier et organiser un déplacement, une réunion ou une activité
➢ Utiliser des sources d’information identifiées pour l’organisation des déplacements
➢ Respecter un budget
➢ Établir une feuille de route
➢ Prescrire des achats responsables de fournitures de bureau et de consommables
➢ Tenir compte de l’empreinte carbone dans l’organisation des déplacements
➢ Contrôler les notes de frais
➢ Négocier avec les prestataires pour optimiser les coûts
➢ Instaurer une relation professionnelle positive avec les différents interlocuteurs
➢ Anticiper et faire preuve d’initiative et de réactivité en cas d’imprévu
➢ Repérer les urgences et les priorités et organiser son travail en conséquence
Concevoir des outils de pilotage et présenter des informations chiffrées de gestion
➢ Connaissance du vocabulaire lié aux statistiques (évolution, répartition, comparaison, écart, ratios, marge)
➢ Connaissance des calculs statistiques courants (écarts, pourcentages, moyennes, tendances)
➢ Connaissance de l’organisation de l’entreprise
➢ Connaissance des principaux indicateurs de gestion
➢ Utiliser les fonctions avancées d’un tableur
➢ Sélectionner les données adéquates en fonction de l’objectif
➢ Effectuer les calculs liés aux statistiques et aux consolidations
➢ Choisir un graphique adapté
➢ Contrôler ses résultats
➢ Analyser les données et rédiger un commentaire argumenté
➢ Contrôler l’adéquation des informations reçues par rapport à la demande
➢ Recueillir des informations auprès d’autres collaborateurs de l’entreprise
➢ Faire preuve de fermeté avec courtoisie dans les relances
➢ Agir avec méthode et logique
➢ Prendre en compte et respecter les délais
➢ Organiser son travail en fonction des priorités et de la complexité de la production demandée
ECF1: Le stagiaire prépare des tableaux et graphiques appropriés, fournit une analyse succincte des résultats ou en tirer des
conclusions, choisir la date la plus appropriée pour organiser une réunion de présentation des tableaux et graphique avec présence
obligatoire de l’ensemble des collaborateurs ( 28h ou 4 journées, délai de remise au CFA : 15 jours )
Critères de notation :
● Les graphiques sont représentatifs de l’objectif recherché.
● L'organisation et la présentation des données facilitent l'analyse.
● Les données sont fiables et les calculs sont justes.
● Les consignes, procédures et contraintes sont prises en compte.
● Les urgences et les priorités sont respectées.
● Les outils de suivi et d’organisation sont fiables.
Optimiser les processus administratifs
➢ Connaissance de la structure et de son fonctionnement
➢ Connaissance des organismes et du vocabulaire relatifs à l'assurance qualité (ISO, AFNOR...)
➢ Connaissance des méthodes d'analyse et de résolution de problèmes
➢ Utiliser les outils bureautiques courants
➢ Analyser une situation et en extraire les éléments clés
➢ Structurer, ordonner et représenter un ensemble d'opérations selon un enchaînement logique sous forme
de schéma (logigramme)
➢ Rédiger une procédure ou un mode opératoire
➢ Communiquer à l'oral ou à l'écrit dans un style adapté à l'objectif et à l'interlocuteur
ECF2 : Le stagiaire rédige une procédure administrative (identifier les dysfonctionnements éventuels et proposer des solutions
pertinentes) ( 28h ou 4 journées, délai de remise au CFA : 15 jours )
Critères de notation :
● L’analyse de la situation, du contexte ou des processus est pertinente.
● Les dysfonctionnements éventuels sont identifiés.
● Les solutions proposées sont judicieuses.
● La procédure est représentée d'une manière claire et précise.
● L’objectif de la procédure est expliqué clairement.
BLOC 2 : Gérer le traitement, l'organisation et le partage de l'information
Assurer la recherche, la synthèse et la diffusion de l'information
➢ Connaissance des règles typographiques, des normes de présentation et de communication
professionnelle
➢ Maîtriser les outils bureautiques, de communication et de recherche d’information
➢ Utiliser le vocabulaire technique du secteur d’activité
➢ Analyser une demande ou une information pour en extraire les éléments clés
➢ Identifier les sources d’information pertinentes et fiables
➢ Lire rapidement et efficacement
➢ Prendre des notes
➢ Concevoir et exploiter des questionnaires
➢ Synthétiser l’information et la restituer
➢ Prendre la parole en public
➢ Respecter les modes opératoires et procédures en vigueur dans l’entreprise
➢ Contrôler sa production avant transmission
➢ Assurer une veille informationnelle
➢ Utiliser les espaces et les outils collaboratifs
➢ Appliquer et transmettre des gestes éco-responsables
➢ Anticiper les besoins
➢ Choisir un mode de transmission adapté à la situation en respectant la confidentialité
➢ Rédiger dans un style professionnel adapté à l'objectif et à l’interlocuteur
Communiquer par écrit, en français et en anglais
➢ Connaissance des règles orthographiques et grammaticales en français et en anglais (*)
➢ Rédiger un compte rendu à partir de ses prises de notes
➢ Respecter la confidentialité
➢ Représenter les principes, les valeurs et l’image de l’entreprise
o Assurer l'interface orale entre les dirigeants et leurs interlocuteurs, en français et en anglais
➢ Connaissance de la grammaire, de la phonétique et du vocabulaire courant en anglais (*)
➢ Connaissance des techniques de communication
➢ Utiliser les outils de communication
➢ Assurer l’accueil physique d’un visiteur en veillant à la qualité du cadre et au respect des procédures
➢ Filtrer les demandes
➢ S’exprimer distinctement et avec un vocabulaire adapté
➢ Utiliser les techniques de communication adaptées (en veillant à reformuler, questionner et synthétiser)
➢ Comprendre un interlocuteur s'exprimant en anglais et s'exprimer dans un anglais professionnel (*) niveau B2 du cadre européen
➢ Valoriser l'image de l'entreprise
➢ Adapter son attitude et son comportement aux diverses situations
➢ Analyser une situation professionnelle et identifier les interlocuteurs et les tensions éventuelles
➢ Respecter les règles de confidentialité
➢ Garder le contrôle de soi et une attitude courtoise face à une situation délicate
➢ Organiser ses activités pour assurer un accueil professionnel malgré la multiplicité des tâches et les
interruptions fréquentes
Organiser la conservation et la traçabilité de l'information
➢ Connaissance des différents modes de classement
➢ Connaissance des règles juridiques de conservation des documents
➢ Connaissance des principes de base de la GED
➢ Concevoir un plan de classement
➢ Appliquer les techniques de classement
➢ Utiliser différents moyens de sauvegarde des fichiers numériques
➢ Utiliser les outils et matériels adaptés
➢ Assurer une veille sur l'évolution des technologies numériques relatives au classement et à l'archivage
➢ Concevoir et appliquer des procédures et modes opératoire
➢ Organiser son environnement de travail en fonction des priorités
ECF3 : Le stagiaire rédige un écrit professionnel en français et en anglais à partir d’une recherche sur Internet et créer une
arborescence informatique ( 28h ou 4 journées, délai de remise au CFA : 15 jours )
Critères de notation :
● Les sources d’information sont adéquates.
● L’information sélectionnée et transmise est pertinente.
● Les usages professionnels sont respectés (présentation, structuration, vocabulaire).
● Le style est adapté.
● Les règles orthographiques, grammaticales et syntaxiques sont respectées.
● Les éléments-clés sont mis en valeur.
● Les écrits produits en anglais* sont compréhensibles sans équivoque par un interlocuteur anglophone.
● Le classement numérique permet une accessibilité rapide aux dossiers et aux documents.
● L’origine d’une information ou d’une donnée est facilement retrouvée.
* Niveau d’anglais attendu : B2 du Cadre Européen Commun de Référence pour les Langues
ECF4: Le stagiaire traite un appel téléphonique entrant en français (nécessitant de rechercher une réponse pertinente, en gérant
une situation éventuellement délicate) et en anglais (demander ou de fournir des informations détaillées à un interlocuteur
anglophone) ( 28h ou 4 journées, délai de remise au CFA : 15 jours )
Critères de notation :
● Les consignes de filtrage sont respectées.
● Les techniques d'écoute active sont mises en oeuvre (questionnement, reformulation, synthèse).
● La posture est adaptée pour instaurer une communication formelle et informelle.
● La confidentialité est respectée.
● La posture adoptée face à des sollicitations simultanées et/ou insistantes est neutre et courtoise.
● L’information transmise oralement par un interlocuteur anglophone* est comprise sans ambiguïté.
● L’expression orale en anglais* est compréhensible par un interlocuteur anglophone.
* Niveau d’anglais attendu : B2 du Cadre Européen Commun de Référence pour les Langues
BLOC 3 : Assister la direction dans la gestion de projets et dossiers spécifiques
Participer à la coordination et au suivi d'un projet
➢ Connaissance de la structure, de son fonctionnement et de ses usages
➢ Utiliser l’intranet de la structure
➢ Utiliser les outils de recherche numérique
➢ Utiliser les fonctions avancées d’un logiciel de traitement de texte
➢ Utiliser un logiciel de Pré-AO et PAO
➢ Rechercher, sélectionner et synthétiser les informations pertinentes
➢ Rédiger en adaptant le style à la cible et à l’objectif
➢ Organiser et présenter les informations de façon claire, attractive et valorisante
➢ Identifier les enjeux de la communication dans la stratégie de l'entreprise
➢ Structurer des informations de façon synthétique
ECF 5 : Le stagiaire crée un diagramme de Gantt et rédige un article pour la newsletter ( 28h ou 4 journées, délai de remise au CFA :
15 jours )
Critères de notation :
Les contraintes sont prises en compte (procédures, échéances, budget).
L’information communiquée est conforme à l’objectif.
Organiser un événement
➢ Utiliser les outils bureautiques et de communication
➢ Utiliser les techniques de communication professionnelle adaptées
➢ Concevoir des outils d’organisation et de suivi : liste des tâches, planning
➢ Ordonner différentes étapes de l’événement
➢ Etablir et suivre le budget de l’événement
➢ Effectuer le bilan quantitatif et qualitatif et rendre compte
➢ Identifier les enjeux de la communication événementielle dans la stratégie de l'entreprise
➢ Négocier avec les prestataires ou les partenaires
➢ Travailler en équipe
➢ Mobiliser sa capacité d’adaptation à des interlocuteurs variés
ECF6: Le stagiaire élabore une liste des tâches et construit une enquête de satisfaction pour évaluer un évènement. ( 28h ou 4
journées, délai de remise au CFA : 15 jours )
Critères de notation :
● La liste des tâches est exhaustive.
● L’ordonnancement des étapes est cohérent.
● Les supports de communication sont appropriés.
● Le style rédactionnel est adapté à la cible et à l’objectif.
● Les règles orthographiques, grammaticales et syntaxiques sont respectées.
Mettre en oeuvre une action de communication
➢ Connaissance de la structure et de son environnement
➢ Connaissance des sources d’information légale
➢ Utiliser des sources d’information fiables
➢ Contrôler la fiabilité des informations communiquées
➢ Rédiger de façon claire et concise
➢ Utiliser des techniques de communication adaptées à la situation
➢ Utiliser des outils de planification
➢ Respecter les règles de discrétion professionnelle
➢ Collecter les éléments variables de salaire auprès des collaborateurs
➢ Concilier besoins de l’entreprise et attentes des salariés dans la planification des congés
➢ Sécuriser les données confidentielles
Contribuer à la gestion des ressources humaines
ECF7: Le stagiaire rédige une offre d’emploi et effectue des recherches pour répondre à une demande d’information en droit social (
28h ou 4 journées, délai de remise au CFA : 15 jours )
Critères de notation :
● L’annonce reprend les éléments essentiels du profil de poste.
● La législation sur la non-discrimination est respectée.
● Les sources d’informations sont fiables et pertinentes.
● Les règles orthographiques, grammaticales et syntaxiques sont respectées.
OBJECTIFS PÉDAGOGIQUES
Le titulaire de la certification doit être capable de :
● Organiser et coordonner les activités quotidiennes de l'équipe de direction
● Concevoir des outils de pilotage et présenter des informations chiffrées de gestion
● Optimiser les processus administratifs
● Assurer la recherche, la synthèse et la diffusion de l'information
● Communiquer par écrit, en français et en anglais
● Assurer l'interface orale entre les dirigeants et leurs interlocuteurs, en français et en anglais
● Organiser la conservation et la traçabilité de l'information
● Participer à la coordination et au suivi d'un projet
● Organiser un événement
● Mettre en oeuvre une action de communication
● Contribuer à la gestion des ressources humaines